Besuchermanagement in öffentlichen Gebäuden: Sicherheit und Nachvollziehbarkeit digitalisieren

Besuchermanagement in öffentlichen Gebäuden: Sicherheit und Nachvollziehbarkeit digitalisieren

Das Besuchermanagement in öffentlichen Gebäuden ist ein kritisches Thema für die öffentliche Verwaltung. Gemeinden, Bibliotheken, Bürgerzentren und gemeinsam genutzte Einrichtungen müssen Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten und gleichzeitig ineffiziente und schwer überprüfbare manuelle Prozesse vermeiden.

LabKey ist eine cloud-native Plattform für das Besuchermanagement in öffentlichen Einrichtungen. Sie unterstützt IT-Verantwortliche und Verantwortliche für die digitale Transformation bei der Modernisierung im Einklang mit den Vorgaben des CAD, AgID und der DSGVO.

🏛️ Warum das Besuchermanagement in öffentlichen Gebäuden digitalisieren?

Papierregister und traditionelle Verfahren entsprechen nicht mehr den operativen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung. Sie verlangsamen nicht nur den Zugang für Bürgerinnen und Bürger, sondern setzen die Einrichtung auch Risiken im Bereich Datenschutz und administrativer Verantwortung aus.

Ein digitales Besuchermanagement ermöglicht:

• Besucherströme strukturiert zu überwachen
• Daten jederzeit verfügbar und überprüfbar zu halten
• das Sicherheitsniveau öffentlicher Einrichtungen zu erhöhen

LabKey bietet ein einfaches Betriebsmodell, das auch für öffentliche Einrichtungen mit mehreren Standorten geeignet ist.

Das Rathaus von Rovigo – Zugang zum Sitzungssaal

Der Sitz der Gemeinde Rovigo

Tastaturmodell mit QR-Code-Leser

Tastaturmodell mit QR-Code-Leser

📝 Online-Registrierung von Besuchern

Mit LabKey erfolgt die Registrierung der Besucher online, bereits vor ihrer Ankunft am Standort. Der Besucher gibt seine Daten ein, wählt den kommunalen Standort aus und gibt die zuständige interne Kontaktperson an.

Dieser Ansatz verkürzt die Empfangszeiten und ermöglicht es der Einrichtung, bereits im Voraus zu wissen, wer die öffentlichen Räumlichkeiten betreten wird.

Online-Besucherregister

Online-Besucherregister mit Export der Zugangsprotokolle und Anbindung an Systeme von Drittanbietern.

🔔 Automatische Benachrichtigung der zuständigen Person

Jede Zugangsanfrage löst automatisch eine Benachrichtigung an die angegebene zuständige oder autorisierte Person aus.

Die zuständige Person kann den Zugang nachvollziehbar genehmigen oder ablehnen – ohne informelle Abstimmungen oder manuelle Eingriffe.

Echtzeit-Benachrichtigungen für Verantwortliche

📩 Temporäre digitale Schlüssel per QR-Code

Nach der Genehmigung erhält der Besucher automatisch eine E-Mail mit einem digitalen Schlüssel auf Basis eines QR-Codes.

Der Schlüssel ist eindeutig verknüpft mit:

• einem bestimmten Standort
• einem Datum und einem Zeitfenster
• einer internen Kontaktperson

Keine physischen Ausweise, keine manuelle Verwaltung.

⏱️ Automatische Löschung der Schlüssel

Sicherheit in öffentlichen Gebäuden ist auch eine Frage der zeitlichen Gültigkeit. LabKey löscht digitale Schlüssel automatisch, sobald die Zugangsberechtigung abgelaufen ist.

Dadurch wird das Risiko ungültiger Zugänge beseitigt, ohne dass operative Eingriffe erforderlich sind.

📊 Erfassung der Besucherströme

Kommunale Verantwortliche erhalten einen vollständigen Überblick über die Besucherströme nach Standort, Zeitraum und Kontaktperson.

Die Daten unterstützen organisatorische Analysen, Sicherheitsbewertungen und die interne Berichterstattung.

⚡ Echtzeit-Protokollierung der Zugänge

LabKey stellt Echtzeit-Protokolle über Ein- und Austritte bereit.

So lässt sich jederzeit feststellen, wer sich in der Einrichtung befindet, an welchem Ort und mit welcher Zugangsberechtigung. Eine wichtige Funktion für Notfälle und Kontrollen.

🛡️ Spezifische Rollen für die Sicherheit

Die Plattform bietet spezifische Benutzerprofile für Sicherheitsverantwortliche, Fachkräfte für Arbeitssicherheit und autorisiertes Personal.

Jede Rolle erhält nur Zugriff auf die jeweils erforderlichen Informationen – unter Einhaltung des in der DSGVO vorgesehenen Grundsatzes der Datenminimierung.

🔌 Plug-&-Play-Installation

LabKey ist eine Plug-&-Play-Lösung, die einfach zu installieren und schnell zu aktivieren ist.

Sie eignet sich für Bibliotheken, Bürgerzentren, kommunale Büros und gemeinsam genutzte Einrichtungen – auch wenn diese auf mehrere Standorte verteilt sind.

Zentrale Verbindung mit Steuergeräten

Zentrale Verbindung mit Steuergeräten

🆔 Registrierung mit digitaler Identität über SPID

Für Bereiche, in denen eine höhere Sicherheit bei der Identitätsprüfung erforderlich ist, unterstützt LabKey die Registrierung von Besuchern über eine Webanwendung mit SPID.

Dadurch kann jeder Zugang einer verifizierten digitalen Identität zugeordnet werden – im Einklang mit den Strategien zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung.

📜 Konformität mit CAD, AgID und DSGVO

LabKey wurde unter Berücksichtigung des italienischen Digitalverwaltungsgesetzes (CAD), der AgID-Leitlinien und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entwickelt.

So wird das Besuchermanagement zu einem strukturierten, nachvollziehbaren und auch im Rahmen von Audits belegbaren Prozess.

🚀 LabKey, der neue Standard für das Besuchermanagement

LabKey ist eine moderne und skalierbare Lösung für das Besuchermanagement in öffentlichen Gebäuden. Sie wurde entwickelt, um die öffentliche Verwaltung auf ihrem Weg der digitalen Transformation zu begleiten.

Einige Gemeinden, die uns vertrauen

Comune diRoveredo

+2varchi

+80accessi/giorno

Roveredo

Comune diTresa

+1varco

+150accessi/giorno

Tresa

Comune diGressoney La Trinité

+1varco

+50accessi/giorno

Aosta

Comune diCastelrotto

+1varco

+30accessi/giorno

Castelrotto

Comune diVimodrone

+3varchi

+70accessi/giorno

Vimodrone

Comune diRovigo

+3varchi

+55accessi/giorno

Rovigo

Comune diMassagno

+1varco

+320accessi/giorno

Massagno