Gestione accessi visitatori multi-sede: il caso Algeco

Gestire il controllo accessi visitatori in un’organizzazione distribuita richiede più di una semplice procedura di accoglienza. Algeco, con 23 sedi operative distribuite su tutto il territorio italiano, aveva l’esigenza di standardizzare il processo di accesso dei visitatori garantendo al tempo stesso sicurezza, tracciabilità e controllo locale, senza perdere la governance centrale IT.

La risposta è stata l’adozione di LABKEY, piattaforma cloud per la gestione avanzata degli accessi, progettata per ambienti enterprise multi-sede.

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Il contesto: 23 sedi, un unico sistema

In Algeco ogni sede opera con referenti locali differenti, ma all’interno di una strategia di sicurezza unificata. Prima dell’adozione di LABKEY, i processi di registrazione dei visitatori erano eterogenei, difficili da auditare e fortemente dipendenti da attività manuali.

🎯 L’obiettivo IT era chiaro: un solo sistema, centralizzato, ma con visibilità e responsabilità distribuite.

LABKEY ha permesso di implementare un modello in cui ogni referente può operare esclusivamente sulle sedi a lui associate, evitando accessi impropri e garantendo la separazione dei ruoli.

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Registrazione online dei visitatori: standardizzazione del processo

Il primo punto di intervento è stato il processo di registrazione. Oggi tutti i visitatori di Algeco accedono a una pagina pubblica dedicata, uniforme per tutte le sedi, con un messaggio chiaro:

• 📝 Registrazione per accedere alle nostre sedi.
• Compila i campi per richiedere l’accesso.
• La tua richiesta sarà valutata e, se approvata, riceverai una email con il codice di accesso.

Il sistema guida il visitatore nella compilazione, associando fin da subito la richiesta a una sede specifica e a un referente interno. Questo elimina ambiguità e riduce drasticamente gli errori operativi.

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Approvazione e notifiche automatiche al referente

Una volta inviata la richiesta, LABKEY attiva un workflow automatico di notifica. Il referente della sede riceve immediatamente l’informazione e può approvare o rifiutare l’accesso.

• 🔐 Ogni azione è tracciata.
• 🧭 Ogni responsabilità è chiara.

Dal punto di vista IT, questo significa poter dimostrare in qualsiasi momento chi ha autorizzato cosa, quando e per quale sede, un requisito fondamentale in caso di audit o incidenti di sicurezza.

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Chiavi digitali QR Code: accesso semplice, sicurezza elevata

Con LABKEY Algeco ha eliminato badge temporanei e procedure manuali. Dopo l’approvazione, il visitatore riceve automaticamente una email con una chiave digitale basata su QR Code.

📩 Il QR Code è:

• personale
• valido solo per la sede autorizzata
• limitato nel tempo

Questo approccio riduce i costi operativi e aumenta il livello di sicurezza, evitando la circolazione di badge fisici o credenziali riutilizzabili.

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Revoca automatica e distruzione delle chiavi

Uno degli aspetti più critici del controllo accessi visitatori è la gestione della fine dell’accesso. In Algeco, LABKEY provvede automaticamente alla distruzione della chiave digitale alla scadenza.

• ⏱️ Nessun intervento manuale.
• 🚫 Nessun accesso residuo.

Dal punto di vista IT e security, questo elimina una delle principali superfici di rischio tipiche dei sistemi tradizionali.

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Tracciabilità completa e log in tempo reale

Ogni evento viene registrato in tempo reale: richiesta, approvazione, accesso, mancato accesso, scadenza. I log sono centralizzati, consultabili e correlabili per sede, referente e periodo temporale.

📊 Algeco utilizza questi dati per:

• analisi dei flussi di visitatori
• verifiche interne
• supporto alle attività di sicurezza e compliance

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Gestione multi-sede con segregazione dei ruoli

LABKEY consente una gestione avanzata dei permessi. In Algeco ogni referente vede solo le sedi di propria competenza, mentre il dipartimento IT mantiene una visione globale dell’intera infrastruttura.

🧩 Questo modello garantisce:

• controllo locale
• governance centrale
• riduzione degli errori operativi
• maggiore accountability

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Compliance GDPR e allineamento agli standard di sicurezza

Il sistema adottato da Algeco è progettato per rispettare i principi di privacy by design. I dati dei visitatori sono trattati in modo coerente con il GDPR, con politiche di retention e tracciabilità ben definite.

📑 Inoltre, l’architettura di LABKEY è allineata ai requisiti degli standard di controllo accessi come EN 60839, facilitando audit e verifiche di conformità.

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Installazione plug & play: decisione IT rapida

Uno degli elementi decisivi per Algeco è stata la rapidità di adozione. LABKEY è stato implementato come soluzione plug & play, senza la necessità di infrastrutture complesse o lunghe fasi di customizzazione.

• ⚙️ Attivazione rapida
• ☁️ Gestione cloud
• 🔧 Manutenzione minima

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Perché Algeco ha scelto LABKEY

Il caso Algeco dimostra come un moderno sistema di controllo accessi visitatori debba essere pensato prima di tutto per l’IT, senza sacrificare semplicità per utenti e visitatori.

LABKEY ha permesso di:

• unificare la gestione su 23 sedi
• migliorare la sicurezza fisica
• garantire tracciabilità e compliance
• ridurre costi e complessità operative